Ufficio virtuale

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Tutte le aziende hanno una sede, un ufficio. Altrimenti dove li ricevi fornitori e corrieri? Mentre nella stanza accanto il servizio al cliente è garantito dalla tua storica segretaria che risponde al telefono e ai fax lasciandoti intento sul business e interpellandoti solo nei casi di emergenza.

Ops... ho perso l'ufficio

Lo sapevi che, in giro per il mondo, aziende e professionisti scelgono di rinunciare all'ufficio come sede fisica per tagliare spese fisse e focalizzarsi esclusivamente sul business con un ufficio virtuale?

Cos'è un ufficio virtuale?

Si preferisce la videoconferenza, la condivisione documentale in cloud e qualsiasi strumento facilmente accessibile via internet da casa, dal bar o dall'ufficio del cliente. L'azienda on the road è un'azienda completamente virtualizzata, distribuita sul territorio, priva addirittura di un quartier generale, che unisce al modello innovativo della dematerializzazione quello di una cultura aziendale incentrata su risultato e flessibilità.

Certamente questa tipologia di struttura ha i suoi pro e i suoi contro, è innegabile che sedersi attorno ad un tavolo ed aprire un confronto resta strategico: le idee corrono più veloci, il confronto è più diretto e ha tempi più rapidi. D'altra parte avere un'azienda delocalizzata significa tagliare drasticamente i costi fissi e avere più budget da investire in sviluppo, significa poter sfruttare tutte le 24 ore della giornata, passando la gestione dei progetti a i diversi collaboratori.

Ma come si diventa professionisti delocalizzati in un ufficio virtuale? In realtà è molto semplice, basta fissare la sede a casa propria oppure dal commercialista e prendere confidenza con strumenti di condivisione facilmente accessibili via internet e nella maggior parte dei casi gratuiti:

E nel caso in cui fosse necessario comunque il supporto organizzativo di un collaboratore o un'assistente personale?

La soluzione più economica e flessibile è la Segretaria Virtuale. Un servizio che permette di contenere i costi e ottimizzare il lavoro senza rinunciare al servizio verso il cliente finale. Sono ormai molte le agenzie che offrono i servizi di segretaria online (a distanza) in Italia.

Il funzionamento di questi servizi di ufficio virtuale è molto semplice: dopo aver attivato il contratto, riceverai un numero di telefono e di fax con il prefisso della tua zona su cui fare trasferimento di chiamata. Questi numeri possono essere utilizzati per i tuoi biglietti da visita, la tua carta intestata e per il sito WEB. Il servizio offerto dipende dal tipo di attività di cui vuoi avvalerti e non è limitato alla semplice ricezione delle telefonate ma, grazie a Segretaria in cloud, è possibile creare un vero e proprio ufficio virtuale intregrando i servizi di segreteria con invio fax, sms, gestione degli appuntamenti in agenda, battitura testi, corrispondenza, prenotazione viaggi e molto altro ancora. I costi sono contenuti perché sono tutti variabili: paghi solo per il tempo che utilizzi i servizi di segreteria.

L'ufficio virtuale è una delle idee imprenditoriali di successo degli ultimi anni.




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