Condizioni di uso

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A. SERVIZIO DI SEGRETARIATO CON SEGRETARIE UMANE
      (parliamo del servizio storico che svolgiamo ogni giorno lun-ven h 9-19 dal 2015)


1. OGGETTO

Il Servizio denominato “SEGRETARIA IN CLOUD” (segretariato a distanza per la gestione delle chiamate di attività professionale), rivolto a tutti (proprietari di scheda SIM per la telefonia mobile e/o proprietari di linea fissa per la telefonia fissa o senza alcuna numerazione), fornito contestualmente alla registrazione via WEB ed all'eventuale installazione di APP.

2. DEFINIZIONI

Sito: www.segretariaincloud.it; Fornitore: BR.AI.N Srls P.IVA 05059630268; Sistema: Insieme di tecnologie proprietarie; Utente: utilizzatore del Servizio (se La fa sentire più sicuro, possiamo inserire quì i Suoi dati, stampare, firmare e inviarLe scansione).

3. MODALITÀ ATTIVAZIONE

L'attivazione del Servizio avviene tramite registrazione via WEB. L'utente dovrà accettare le condizioni di uso del Servizio del Sito. Una volta accettati i termini di uso, l'Utente riceverà una E-mail contenente conferma dell'attivazione ed accederà alle funzionalità del Servizio. Potrà altresì procedere all'installazione dell'APP con identiche credenziali d'accesso. L'assegnazione di un numero telefonico fisso a lui dedicato avviene solo a partire dalla data indicata dall'utente come inizio effettivo del Servizio. I primi 15 giorni sono di prova 100% gratis e non sono assolutamente vincolanti (vale il silenzio dissenso). Per tutto il tempo della durata delle ricariche successive, il numero di telefono resta di proprietà del Fornitore e sarà utilizzato per il trasferimento di chiamata al Servizio su richiesta dell'Utente (è il 95% dei casi ma l'Utente può anche solo pubblicizzarlo perchè venga poi chiamato direttamente).

4. COSTI

La registrazione via WEB ed il download dell'App permettono di provare gratis il Servizio per 15 giorni (per alcuni prefissi potremmo essere costretti a chiedere all'Utente la scansione di un valido documento di identità e potrebbero essere necessari 1-5 giorni di attesa, causa normativa europea cambiata nell'estate del 2019). Scaduto il periodo di prova, l'Utente deciderà se eseguire una ricarica per continuare il servizio, secondo il vigente listino, oppure no, senza che nulla sia dovuto. Le modalità di pagamento e il listino aggiornato saranno quelli di cui al Sito e sono parte integrante delle presenti condizioni ed a quello si dovrà fare riferimento.

5. ACCETTAZIONE

L'accettazione delle presenti condizioni, unitamente alle modalità di utilizzo del Servizio, che le parti intendono quali parte integrante delle condizioni stesse, equivale alla tradizionale sottoscrizione e pertanto l'Utente si obbliga ad osservarle esattamente. In caso di inosservanza alle suddette condizioni, l'Utente autorizza sin d'ora il Fornitore alla propria cancellazione immediata dal Servizio (traducendo, il Fornitore non vuole nè truffatori nè condotte illecite verso i consumatori finali).

6. DICHIARAZIONI UTENTE E CUSTODIA DEL NUMERO DEDICATO

L'Utente dichiara di possedere i diritti e la capacità giuridica per utilizzare il Servizio ed accetta di utilizzarlo alle presenti condizioni ed alle modalità indicate nel Sito. L'Utente si obbliga a custodire il numero dedicato con la diligenza opportuna e, pertanto, sarà responsabile di qualsivoglia danno conseguente all'utilizzo improprio dello stesso da parte di terzi. In caso di divulgazione e/o smarrimento del suddetto numero l'Utente si obbliga a comunicarlo immediatamente al Fornitore.

7. DURATA E RECESSO

La durata del Servizio in modalità Gratuita si intende senza obbligo di continuazione ed a tempo determinato fino a 15 giorni, nulla sarà dovuto. La durata del Servizio in modalità Ricarica si intende con obbligo di acquisto anticipato rinnovabile ed a tempo dipendente dalla ricarica effettuata. L'utente può in qualsiasi momento recedere mezzo telefono o E-mail o semplicemente stop alle ricariche. L'Utente accetta che gli eventuali crediti residui del Servizio, non ancora utilizzati al momento della richiesta di recesso, non vengano rimborsati se ormai era già stata emessa fattura (meglio quindi se prima li consuma in toto), in caso potremmo emettere una nota di credito che deve però consegnare al commercialista, il chè rende tutto amministrativamente farraginoso). Alla scadenza del Servizio o alla richiesta anticipata di recesso, l'Utente si impegna a disattivare, tramite l'APP o il fisso, il trasferimento di chiamata verso il numero dedicato. Il Fornitore non è responsabile qualora il trasferimento di chiamata dovesse essere attivo dopo la scadenza del contratto. In caso di scadenza del Servizio, il numero di telefono assegnato potrà essere revocato immediatamente dal Fornitore. Alla scadenza del Servizio o successivamente al recesso, il Fornitore si impegna a cancellare ogni dato, in proprio possesso, relativo all'Utente e ai suoi clienti.

8. VARIAZIONI

Ogni singola variazione del servizio dovrà essere concordata da ambo le parti pena la rescissione del contratto con rimborso all'Utente delle eventuali spese non pattuite (lo scriviamo per tranquillizzarVi, detestiamo come Voi le voci nascoste che quì non ci sono). Il Fornitore si riserva solo il diritto di modificare negli anni i costi del Servizio, mediante pubblicazione nel Sito e Comunicazione interna, a cui l'Utente può tranquillamente rispondere recedendo gratuitamente e non incorrendo in nessuna penale o corbelleria commerciale.

9. LIMITAZIONI RESPONSABILITA' E MALLEVA

L'Utente dichiara ed accetta di mallevare il Fornitore da qualsivoglia responsabilità, costo e spesa risultante dall'utilizzo del Servizio. Il Fornitore non è responsabile in qualsivoglia modo dei dati contenuti nella notifica ma la responsabilità è da imputare a colui che li ha fatti registrare dalla segretaria virtuale (traducendo, il Fornitore non vuole nè truffatori nè condotte illecite verso i consumatori finali).

10. DATI UTENTE

L'Utente legga attentamente il punto più sotto • (APPENDICE) PRIVACY che recepisce il Reg. UE 2016/679. In breve, Il Fornitore garantisce che ogni dato personale dell'Utente, ogni informazione nella sua agenda condivisa e ogni dato dei suoi chiamanti non verrà mai venduto nè divulgato a nessuno (ribadiamo, a nessuno) e questi ultimi dati sensibili verranno anzi cancellati oltre i 3 mesi per evitare ogni possibile rischio (sul corto periodo sono invece utili alle segretarie che impiegano infatti lo storico per capire subito le chiamate senza dilungarsi inutilmente). Puntualizziamo che abbiamo 2 fornitori stranieri, 1 californiano per la connettività voce che però non salva mai nessun dato Utente (lavorando con stream sempre temporanei) e 1 per il database che viene invece conservato presso Amazon AWS in Irlanda.

11. TOLLERANZA

L'eventuale tolleranza di una Parte ai comportamenti dell'altra posti in essere in violazione delle disposizioni contenute nelle presenti condizioni di uso non costituisce rinuncia ai diritti derivanti dalle disposizioni violate né al diritto di esigere l'esatto adempimento alle obbligazioni assunte nei termini ed alle condizioni qui previsti.

12. LEGGE APPLICABILE E FORO COMPETENTE

Il presente contratto è disciplinato dalla legislazione italiana, in particolare dal D.Lgs n°206 del 6/09/2005 Sezione II e successive modificazioni. Per tutte le controversie che dovessero insorgere in relazione al presente contratto, comprese quelle inerenti alla sua validità, interpretazione, esecuzione e risoluzione, sarà competente in via esclusiva il Foro di Treviso (in 5 anni di vita non abbiamo avuto mai nemmeno 1 controversia, abbracciamo la flessibilità totale imposta dalla modernità, tutti c'hanno sempre apprezzato per estrema correttezza e precisione analitica).

• (APPENDICE) PRIVACY

Con la sottoscrizione delle presenti condizioni di uso, l'Utente autorizza il Fornitore al trattamento dei propri dati nel rispetto di quanto previsto dalla nuova normativa europea sulla protezione dei dati personali (GDPR - General Data Protection Regulation, Reg. UE 2016/679) che entra in vigore il 25 maggio 2018. Confermando il costante impegno a mantenere i dati dell'Utente assolutamente protetti e a garantire la massima trasparenza sul modo in cui gli stessi vengono trattati e tenuti al sicuro, il Fornitore adegua questa Informativa sulla Privacy per renderla aderente alla nuova normativa. Il Fornitore ricorda all'Utente che può in qualunque momento esercitare i suoi diritti di cui agli artt. 15 e ss. del Regolamento UE 2016/679, come ad esempio il diritto di accesso ai dati, o semplicemente aggiornare i consensi rilasciati scrivendo a info@segretariaincloud.it. L'utilizzo del Servizio successivamente alla pubblicazione sul sito delle suddette modifiche costituirà accettazione implicita delle stesse e quindi riconferma dei contatti aziendali, mail e telefonici dell'Utente. Se l'Utente non è d'accordo con gli aggiornamenti dell'Informativa della Privacy, per favore cancelli il Suo account dall'Area Riservata.

  1. QUALI TIPI DI DATI RACCOGLIAMO?
    - Dati minimi forniti dall'Utente in fase di registrazione e impostazione area riservata (alcuni dati sono obbligatori altrimenti il Fornitore non riesce proprio ad erogare il servizio);
    - Dati che il Fornitore raccoglie automaticamente (in breve, 1 cookie e 1 flag se c'è impiego o meno di app Android/iOS).
  2. COME UTILIZZIAMO I DATI RACCOLTI?
    - Unicamente per erogare ogni giorno all'Utente il Servizio.
  3. CHI SONO I SOGGETTI DEL TRATTAMENTO?
    - Titolare del trattamento è il Fornitore in persona del suo legale rappresentante pro-tempore che si avvale per la vigilanza sulla tutela dei dati personali dell'Utente di un Data Protection Officer (DPO) che è Gionni Tiozzo (3484554645). L'Utente può in qualsiasi momento contattare il DPO ed inviare qualsiasi domanda o richiesta relativa ai suoi dati personali e al rispetto della sua privacy scrivendo all'indirizzo info@segretariaincloud.it. Può revocare in qualsiasi momento i consensi che ha fornito accedendo alla sua area riservata e cancellando il suo account. Per esportare i dati personali (takeout) può inviare di nuovo richiesta mail, i suoi dati personali gli saranno inviati entro 30 giorni. Può richiedere in ogni momento informazioni circa l'esistenza dei propri dati personali, l'origine degli stessi, le finalità e le modalità di trattamento e, qualora presenti, di ottenere l'accesso ai dati personali ed alle informazioni di cui all'articolo 15 del GDPR, richiedere l'aggiornamento, la rettifica, l'integrazione, la cancellazione, la limitazione del trattamento dei dati nel caso ricorra una delle condizioni previste all'articolo 18 del GDPR, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati personali, trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti e/o successivamente trattati, opporsi, in tutto o in parte, per motivi legittimi, al trattamento dei dati (ribadiamo però che il Fornitore non persegue alcun scopo di raccolta dati a fini di informazione commerciale o di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale). L'Utente ha altresì il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare le liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca, ricevere i propri dati personali, forniti consapevolmente ed attivamente o attraverso la fruizione del Servizio, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e di trasmetterli ad un altro titolare del trattamento senza impedimenti, proporre reclamo presso l'Autorità Garante per la protezione dei dati personali in Italia. Non stiamo scherzando, chiamate Gionni al cellulare, può rassicurarvi mostrandovi ogni dettaglio tecnico in condivisione monitor.
  4. COME E PER QUANTO TEMPO I TUOI DATI PERSONALI SARANNO CONSERVATI?
    - La conservazione avverrà in forma informatica per il tempo strettamente necessario all'erogazione del Servizio. In particolare, i dati dei contatti o chiamanti dell'Utente non verranno condivisi con nessuna società terzi, non solo, verranno addirittura cancellati oltre i 3 mesi per non tenerne assolutamente traccia per periodi di tempo troppo lunghi. Trattasi di un rigore superiore ad altre società ICT ma, svolgendo attività di segretariato, lo riteniamo congruo e rispettoso del rapporto di fiducia che si viene a stabilire con l'Utente. Le fatture, i documenti contabili e i dati relativi alle transazioni sono conservati per 11 anni ai sensi di legge (ivi compresi gli obblighi fiscali). Rammentiamo infine all'Utente che i dati relativi al traffico telematico, esclusi quindi i contenuti delle comunicazioni, saranno conservati per un periodo non superiore ai 6 anni dalla data di comunicazione, ai sensi dell'art. 24 della Legge n. 167/2017, che ha recepito la Direttiva UE 2017/541 in materia di antiterrorismo (necessario alle autorità per allontanare eventuali faccendieri o truffatori che ogni tanto provassero ad utilizzare il Sistema del Fornitore per scopi perseguibili).
  5. COME ASSICURIAMO LA PROTEZIONE DEI TUOI DATI?
    - Secondo le indicazioni della normativa di riferimento, con particolare riguardo alle misure di sicurezza previste dal GDPR (art. 32) per il loro trattamento mediante strumenti informatici, manuali ed automatizzati e con logiche strettamente correlate alla mera erogazione del servizio. Ci siamo sottoposti e ci sottoporremo periodicamente a security audit esterni fatti da società altamente specializzate in sicurezza informatica.
  6. COOKIES
    - I cookie sono piccoli file di testo che i siti visitati dagli utenti inviano ai loro terminali o dispositivi, in cui vengono memorizzati (permanentemente o temporaneamente) per essere trasmessi nuovamente agli stessi siti in occasione di visite successive. Il Fornitore usa 1 solo cookie proprio (di cui garantisce il funzionamento solo nei browser e app più recenti) per finalità solo tecniche, cioè è indispensabile per garantire al Sistema il corretto funzionamento e all'Utente l'ingresso in area riservata senza dover inserire ogni volta le credenziali. Ribadiamo che non c'è nessuna finalità commerciale o promozionale o marketing o di profilazione. Un altro cookie di terze parti (Google Analytics) è utilizzato per finalità analitiche, per raccogliere informazioni statistiche sull'utilizzo del servizio da parte dell'Utente (e.s. numero visitatori, pagine visitate, ...), il Fornitore analizza il traffico sulle sue pagine in modo anonimo, senza memorizzare dati personali. In futuro potrebbe attivare cookie specialmente concepiti per «reti sociali» (Facebook). Oltre ai cookie, il Fornitore consente l'utilizzo di tecnologie similari sui tuoi dispositivi mobili (Google Firebase). L'impiego delle suddette tecnologie è regolato dalle informative sulla privacy di dette società e non dall'informativa privacy del fornitore. Il consenso (opt-in) all'utilizzo dei cookie (solo tecnici per noi, no pubblicità o altro) viene dato automaticamente dall'Utente a seguito della registrazione/accesso al sito o all'App e può essere revocato in ogni momento (l'Utente può disattivarli da browser ma siccome l'erogazione del servizio sarà impossibile, tanto vale cancellarsi).
  7. SE FOSSI SOLO UN VISITATORE DEL SITO E NON MI REGISTRASSI IN ALCUN MODO?
    - In questo caso il Fornitore usa solo 1 cookie di sessione, necessario se il visitatore volesse chiedere informazioni parlando tramite browser con l'assistente che ogni tanto compare in home page (e che può condividergli il monitor). Nessun altro scopo.

Volendo, si legga anche nostro post sul blog.



B. SERVIZIO AUTOMATICO DI PRENOTAZIONE APPUNTAMENTI CON CHATBOT

Rispetto ad una versione più formale come quella sopra, proviamo per una volta l'approccio che piace a noi, note legali minimaliste ma chiare:


Ultimo aggiornamento: 04/05/2020.