Segretaria virtuale | Come funziona
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Come funziona
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Per ogni cliente allochiamo un team di 4 segretarie professioniste, sempre le stesse, non di più altrimenti scatta la sgradevole sensazione da call center (dove spesso cadono dal pero su quesiti
sulla tua attività, sito o offerte commerciali) ma non di meno perchè altrimenti è impossibile garantirti 10 ore al giorno dal lunedì al venerdì, tutto l'anno, senza che il servizio si interrompa
mai (tu non vai mai in ferie?).
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Siamo segretarie italiane al 100% (alcuni concorrenti usano personale in Albania, Romania, Tunisia ed Egitto) e lavoriamo in un contesto silenzioso (NON siamo un call center),
siamo laureate e parliamo inglese.
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In caso tu abbia già una linea attiva, imposterai un semplice trasferimento di chiamata.
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Grazie allo storico, spesso, ci compare nome e pregresso di chi ti chiama ancora prima che dica "buongiorno".
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Nella tua scheda di sintesi cliente abbiamo anche un post-it per visualizzare i dettagli che ogni tanto vuoi che teniamo a mente e un tutorial in caso di complessità (pensa ad uno studio
medico con una decina di medici).
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Se hai un'agenda appuntamenti fitta (es. sei medico) le disdette scocciano ma la ns lista d'attesa con campanella alla perdita del FULL e recupero istantaneo dei pazienti ti sbalordirà.
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Siamo pionieri nel segretariato assistito da smart scripting, le segretarie sono cioè continuamente aiutate da cobot software (es. il sistema ci crea automaticamente alert per i promemoria
appuntamenti da fare interagendo con i calendari dei clienti, c'è assegnazione colori ai task in base a chi aveva già seguito il caso in precedenza, ecc).
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Parliamo continuamente tra di noi in condivisione audio/monitor, siamo sempre sul pezzo.
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Passiamo da un task all'altro con comandi vocali, più velocità significa meno tempo e quindi tu spendi meno soldi.
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In caso di attività non legata a chiamate (es. gestione documentale) per cui il conteggio del tempo è automatico, timer manuali misurano esattamente il tempo che ci mettiamo, così sai
esattamente i minuti per cui paghi.
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Provvediamo direttamente in chiamata a taggarla come robocall o spam, inserendone così il telefono in una lista unica per bloccarlo per sempre a tutti i nostri clienti.
Siamo nati nel 2015 e funzionalità così avanzate ci sono perchè non ci accontentiamo mai, proviamo e riproviamo perchè conosciamo i tuoi bisogni e cerchiamo di risolverli.
La passione e la precisione hanno creato un prodotto al tuo servizio.
Quanto costiamo? Vai alla pagina costi e alla 3° riga clicca l'icona calcolatrice per il preventivatore automatico.
I 15 giorni di prova 100% gratis senza impegno (1 mese su Flat Base) ti servono a capire sul campo la professionalità del nostro servizio di segretaria a distanza e a stimare i consumi con proiezione mensile.
NOTA BENE Può capitare in momenti di congestione e tante chiamate simultanee (vuoi un esempio? il lunedì mattina) che le tue 4 segretarie non riescano a rispondere
subito ad 1 dei tuoi chiamanti (non fidarti di chi dice che non succede mai, non sono onesti), in questo caso richiamano subito. Con noi, non ci sono mai chiamate perse!
Se serve, puoi decidere di farti passare subito la chiamata con il sistema dell'inoltro diretto (senza passare per la segretaria) o accompagnato (cioè la segretaria chiede al chiamante chi è e lo mette in attesa con la musichetta per chiamare subito te, se sei disponibile a parlare vi mette in collegamento immediato, altrimenti ritorna al chiamante e riferisce che non sei disponibile e lo richiamerai), in caso contrario la segretaria prenderà nota e ti invierà istantaneamente una notifica via App/email/whatsapp/sms con nome e cognome chiamante, motivo chiamata e qualsiasi altra informazione utile.
Se il tuo lavoro prevede appuntamenti con i clienti, ci occupiamo noi della gestione della tua agenda, in base ai giorni ed agli orari da te indicati. Avrai così la giornata lavorativa già organizzata (medici, agenti immobiliari e avvocati lo apprezzano molto).
Loggandoti al Pannello Web o all'App, potrai modificare in ogni momento la gestione delle chiamate: dalla sincronizzazione della tua rubrica contatti con scelta dei clienti Vip da inoltrare direttamente senza passare per la segretaria (apprezzato molto dagli amministratori di condominio), alla modifica del modo di rispondere o dei numeri di inoltro. In questa area, troverai anche lo storico di tutte le chiamate ricevute.
SERVIZIO OPZIONALE (gratis)
Se ti serve, possiamo effettuare eventuali chiamate in uscita con il tuo numero, in modo che il chiamato - se l'ha registrato in rubrica - veda subito il tuo nome. Lo consigliamo vivamente.
SERVIZIO OPZIONALE (gratis)
Fuori servizio, cioè h. 19-9, puoi impostare una segreteria automatica personalizzata. Puoi anche decidere, se ti preme, di
continuare a ricevere notifiche di chiamata in tempo reale (eventualmente con messaggio audio trascritto automaticamente):
da App o pannello Web vedrai le solite note di chiamata ma con il solo numero del chiamante riconosciuto automaticamente dal sistema finanche il nome se in rubrica (termoidraulici e professionisti del
pronto intervento lo apprezzano molto).
SERVIZIO OPZIONALE (gratis)
Se ti serve, puoi richiedere un IVR (risponditore automatico vocale a tasti) con menù anche multipli e selezione dei tasti in modo che alcune scelte determinino l'inoltro della chiamata a tuoi numeri
mentre il resto delle scelte comporti la solita risposta della segretaria, che però vede dal sistema il pulsante premuto e quindi sa già la necessità specifica (molto apprezzato dagli e-commerce).
Chi sei?
Se sei medico, cardiologo, chirurgo, endrocrinologo, internista, ginecologa, infermiere, terapeuta, ecc., concentrati sul tuo lavoro al 100%.
La segretaria virtuale:
- risponde al telefono mentre stai visitando, sei in sala o convegno, o non puoi rispondere;
- prende i messaggi;
- gestisce in autonomia la tua agenda appuntamenti (Google Calendar, iCal), anche su diversi studi medici e città;
- ricorda ai clienti l'appuntamento, gestendo con prontezza ed efficienza eventuali cancellazioni;
Ti vengono assegnate 4 segretarie, sempre le stesse, perchè sapersi districare fra esami tecnici e farmaci richiede preparazione e perchè, così, si instaura un rapporto vero con i pazienti.
In più, c'è la possibilità - quando si chiama in uscita - di fare apparire come chiamante proprio il tuo numero. Spesso, infatti, il paziente ci riferisce qualcosa (farmaco preso e dosi, pressione, ecc.) che arriva in nota al Dott. che poi ci dice cosa dire a nostra volta, ed è molto comodo che - quando si chiama in uscita - il paziente veda subito il tuo nome (perchè è nella sua rubrica).
La segretaria virtuale:
- risponde al telefono mentre sei in tribunale/riunione o non puoi rispondere;
- prende i messaggi;
- gestisce in autonomia la tua agenda appuntamenti (iCal, Google Calendar);
- gestisce più associati dello Studio con un'unico account (possibilità di fatturazione separata per ogni socio);
- ricorda a te e ai tuoi clienti eventuali scadenze fiscali e personali;
- redige documenti e li archivia su server consultabile;
- gestisce per tuo conto i servizi postali online (es. invio raccomandate)
- sollecita i pagamenti non riscossi.
Sei architetto, idraulico, piastrellista, artigiano, ingegnere, consulente, agente immobiliare, amministratore di condominio, formatore, ecc.? Rendi più sostenibile il tuo lavoro.
La segretaria virtuale:
- risponde al telefono mentre non sei raggiungibile;
- prende i messaggi;
- gestisce la tua agenda appuntamenti (iCal, Google Calendar);
- effettua prenotazioni per tuo conto: treno, aereo, taxi, hotel, noleggio auto, ecc.;
- redige presentazioni documenti e traduzioni;
- si occupa dell'organizzazione di eventi.
La segretaria virtuale:
- gestisce le chiamate, anche informative su prodotti e/o servizi, da parte dei tuoi potenziali clienti;
- li guida sul sito web alla ricerca delle risposte che cercano;
- gestisce le mail e/o i ticket;
- emette le fatture;
- si coordina con la logistica per la spedizione degli ordini;
La segretaria virtuale:
- risponde al telefono in italiano e inglese;
- fornisce informazioni sui prodotti e/o servizi della tua azienda;
- prende gli ordini (e/o gli appuntamenti);
- prepara e invia le offerte;
- redige, invia e sollecita le fatture;
- parla coi fornitori e invia loro gli ordini;
- ci capisce di amministrazione e di contabilità;
- se la cava più che bene con l’informatica, il web e i social network;
- risponde alle email.
A che utilizzo pensi?
Se non hai una segretaria, un'assistente personale a distanza ti libera dall'incombenza della logistica.
La nostra segretaria virtuale sarà il tuo braccio destro. Coordinati con lei condividendo agenda e rubrica.
Se non hai una segretaria, imposta il trasferimento di chiamata in modo da deviare alla nostra segretaria soltanto quelle
telefonate alle quali non riesci a rispondere, magari perché sei già occupato in altra conversazione o non fai tempo a rispondere o ti trovi in una zona dove il telefono
non prende.
In questo modo sarai sempre sicuro di non perdere telefonate importanti e sarai sempre reperibile per potenziali clienti.
Il telefono che squilla mentre parli con un cliente, o peggio quando rispondi, è percepito dall'interlocutore come un segnale di scarsa considerazione.
Spegni il telefono durante un'appuntamento! La segretaria online gestirà con cura le tue telefonate lasciandoti il tempo per coltivare
le tue relazioni lavorative.
Ricorda che puoi usare il nostro servizio anche solo nelle fasi in cui devi concentrarti su un progetto e non vuoi stop. Ottimizza tempo ed energie!
Nei periodi di ferie, malattia o maternità del personale di segreteria, il carico di lavoro si fa più pressante.
Meglio affidarsi alla segretaria a portata di click configurando il trasferimento di chiamata in pochi secondi.
Se hai già una segretaria, utilizza la segretaria a distanza per supportarla al di fuori dei normali orari d’ufficio, in pausa pranzo o durante le ferie o maternità.
In molti studi ed uffici la segretaria è una figura altamente qualificata, che svolge anche mansioni di una certa responsabilità. In questi casi usa la
nostro segretaria a distanza per permettere alla tua di concentrarsi sulle mansioni più delicate e lavorare indisturbata, senza dover rispondere continuamente al telefono.
Nelle ore di congestione smaltiamo tutte le tue telefonate come un centralino virtuale: accogliamo i tuoi clienti e - se da te richiesto - li inoltriamo al reparto di
competenza o al collaboratore richiesto.
Al termine di ogni chiamata inviamo una notifica esclusivamente alla persona o al reparto interessati.
Non siamo un semplice call center ma un ufficio virtuale che fa tutto.
Molti clienti ci utilizzano per l'apertura di ticket connessi a richieste di assistenza o per la ricezione dei reclami (informatica, ambulatori, amministrazioni, ecc.).
Ma diversamente dai call center tradizionali, le segretarie ed i segretari di segretariaincloud.it sono formati per garantire ai clienti un servizio individualizzato,
e conoscono le strategie di comunicazione, ascolto e fidelizzazione del cliente.
• SERVIZI AUTOMATICI (senza le nostre segretarie umane h 9-19, per una reperibilità h24 7su7)
1. CHAT GPT
Ne hai sicuramente sentito parlare anche tu, prova la nostra DEMO gratis, il servizio costa 9.90€ al mese di fisso + circa 10-25 cent al minuto.2. SPEECH TO TEXT
Non è CHAT GPT ma se non hai appuntamenti da fissare e non vuoi nessuna segretaria ma solo un'efficiente audio di segreteria con traduzione automatica in testo di 1 singolo vocale di chi ti chiama, il nostro riconoscimento vocale automatico costa 4 cent ogni 15 sec di voce registrata del tuo cliente.3. LA NOSTRA PIATTAFORMA NEL TUO STUDIO a 100€ al mese
La tua segretaria in studio da sola non ce la fa e vorresti darle un aiutino?
Ti piacerebbe che lavorasse come le nostre, con lo storico che esce subito senza dover perdere tempo ogni volta a rifare il punto?
Ti piacerebbe che riuscisse a limitare i danni da chiamate contemporanee, richiamando le perse subito dopo grazie al nostro grafico in tempo reale?
Ti piacerebbe che ci riuscisse solo con browser PC e il tuo cellulare di studio?
Ti piacerebbe misurare a fine giornata quanto è stata effettivamente al telefono?
Se vuoi che la tua segretaria performi come più persone insieme, affitta il software del nostro Social Contact Center in Cloud.
Armati di cuffia con microfono, assicurati di usare Google Chrome e prova subito quì la DEMO, è gratis.
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