Segretaria virtuale | Come funziona

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• Per ogni cliente dedichiamo un team composto da 4 segretarie professioniste in carne ed ossa, sempre le stesse. Non di più, perché altrimenti si rischia quella spiacevole sensazione da call center, dove spesso chi risponde non conosce davvero la tua attività, il tuo sito o le tue offerte commerciali. Ma nemmeno di meno: solo così possiamo garantirti una copertura continuativa di 10 ore al giorno, dal lunedì al venerdì, per tutto l'anno, senza interruzioni del servizio. Del resto, anche le segretarie hanno ferie, malattie e imprevisti — proprio come te.
  
  
• Le nostre segretarie sono tutte italiane, lavorano direttamente dall'Italia e operano in un ambiente professionale e silenzioso, lontano dalla logica dei call center. A differenza di alcuni concorrenti che delocalizzano il servizio all'estero, noi puntiamo sulla qualità della comunicazione, sulla conoscenza reale del contesto italiano e su un rapporto più umano e competente. Inoltre, il nostro team è composto da personale laureato e in grado di gestire anche conversazioni in inglese.
  
  
• Se hai già una linea telefonica attiva, sarà sufficiente configurare un semplice trasferimento di chiamata verso il nostro servizio.
  
  
• Grazie allo storico delle chiamate, spesso visualizziamo nome e precedenti interazioni del cliente ancora prima che dica “buongiorno”.
  
  
  
  
• Riceviamo e gestiamo i messaggi WhatsApp dei tuoi clienti direttamente all'interno della tua scheda, arricchendo continuamente lo storico delle comunicazioni e trasformando il sistema in un vero CRM operativo.
  
  
• Integrazione con i tuoi Google Sheet, Gmail e Google Calendar tramite OAuth 2.0: sincronizziamo in tempo reale i dati dei tuoi archivi direttamente sulla nostra piattaforma, permettendoci di gestire chiamate, WhatsApp ed email utilizzando il tuo account e il tuo mittente, in modo perfettamente integrato con il tuo flusso di lavoro.
  
  
• All'interno della tua scheda abbiamo anche un post-it dedicato ai dettagli che ogni tanto vuoi che teniamo a mente, oltre a un tutorial utile per gestire realtà più complesse — ad esempio uno studio medico con numerosi professionisti, procedure differenti e casistiche specifiche.
  
  
  
  
• Se gestisci un'agenda molto piena — come accade spesso negli studi medici — le disdette possono diventare un problema. Per questo abbiamo sviluppato una lista d'attesa intelligente: appena si libera uno spazio e salta il “FULL”, il sistema avvisa immediatamente le segretarie, permettendoci di ricontattare e riposizionare rapidamente altri pazienti interessati.
  
  
  
  
• Siamo tra i pionieri del segretariato assistito da automazioni intelligenti: le nostre segretarie lavorano affiancate da software “cobot” che ottimizzano continuamente il flusso operativo. Ad esempio, il sistema genera automaticamente alert per i promemoria appuntamenti sincronizzandosi con i calendari dei clienti, assegna priorità e colori ai task in base allo storico delle interazioni e aiuta il team a gestire ogni attività con maggiore velocità, precisione e continuità.
  
  
  
  
• Il nostro team è costantemente connesso tramite condivisione audio e monitor: ci confrontiamo in tempo reale, collaboriamo continuamente e restiamo sempre aggiornate su ogni situazione operativa.
  
  
  
  
• Passiamo da un task all'altro con comandi vocali, più velocità significa meno tempo e quindi tu spendi meno soldi.
  
  
• Per le attività non legate alle chiamate — come, ad esempio, la gestione documentale — utilizziamo timer dedicati che tracciano con precisione il tempo realmente impiegato. In questo modo hai sempre la massima trasparenza e sai esattamente per quali minuti stai pagando.
  
  
  
  
• Quando identifichiamo una chiamata come robocall o spam, la segnaliamo immediatamente durante la gestione della chiamata stessa. Il numero viene così inserito in una blacklist condivisa che ci permette di bloccarlo in futuro su tutti i clienti del nostro network.
  
  
  
  
• Abbiamo recentemente integrato anche l'intelligenza artificiale, un sistema in continua evoluzione che lavora al fianco del nostro team. Conosce la tua scheda operativa, recupera contatti dalla rubrica, aggiorna automaticamente lo storico delle interazioni e presto sarà in grado di gestire appuntamenti su Google Calendar ottimizzando gli spazi senza creare “buchi” in agenda. Hai il pieno controllo sul suo utilizzo: puoi attivarla sempre, disattivarla completamente oppure usarla solo nelle ore serali, nei weekend o quando preferisci.
  
  

Siamo nati nel 2015 e funzionalità così avanzate sono il risultato di anni di miglioramenti continui, test e perfezionamenti. Non ci accontentiamo mai. Passione e precisione hanno dato vita a una piattaforma pensata davvero per lavorare al tuo fianco.

Quanto costa il servizio? Vai alla pagina costi e alla 3° riga clicca sull'icona della calcolatrice: troverai un preventivatore automatico con cui stimare rapidamente il prezzo, con segretarie umane o intelligenza artificiale.

I 15 giorni di prova gratuita senza impegno (1 mese sul piano Flat Base) ti permettono di valutare concretamente la qualità del nostro servizio di segretaria a distanza e stimare i consumi su base mensile.

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NOTA BENE Nei momenti di maggiore congestione — ad esempio il lunedì mattina — può accadere che le tue 4 segretarie siano già impegnate su altre chiamate simultanee. Diffida da chi sostiene che questo non succeda mai. La differenza è che, con noi, il cliente viene richiamato immediatamente: nessuna chiamata viene lasciata senza risposta.

Se serve, puoi decidere di farti passare subito la chiamata con il sistema dell'inoltro diretto (senza passare per la segretaria) o accompagnato (cioè la segretaria chiede al chiamante chi è e lo mette in attesa con la musichetta per chiamare subito te, se sei disponibile a parlare vi mette in collegamento immediato, altrimenti ritorna al chiamante e riferisce che non sei disponibile e lo richiamerai), in caso contrario la segretaria prenderà nota e ti invierà istantaneamente una notifica via App/email/whatsapp/sms con nome e cognome chiamante, motivo chiamata e qualsiasi altra informazione utile.

Se il tuo lavoro prevede appuntamenti con i clienti, ci occupiamo noi della gestione della tua agenda, in base ai giorni ed agli orari da te indicati. Avrai così la giornata lavorativa già organizzata (medici, agenti immobiliari e avvocati lo apprezzano molto).

Loggandoti al Pannello Web o all'App, potrai modificare in ogni momento la gestione delle chiamate: dalla sincronizzazione della tua rubrica contatti con scelta dei clienti Vip da inoltrare direttamente senza passare per la segretaria (apprezzato molto dagli amministratori di condominio), alla modifica del modo di rispondere o dei numeri di inoltro. In questa area, troverai anche lo storico di tutte le chiamate ricevute.

SERVIZIO OPZIONALE (gratis)
Se ti serve, possiamo effettuare eventuali chiamate in uscita con il tuo numero, in modo che il chiamato - se l'ha registrato in rubrica - veda subito il tuo nome. Lo consigliamo vivamente.

SERVIZIO OPZIONALE (gratis)
Fuori servizio, cioè h. 19-9, puoi impostare una segreteria automatica personalizzata. Puoi anche decidere, se ti preme, di continuare a ricevere notifiche di chiamata in tempo reale (eventualmente con messaggio audio trascritto automaticamente): da App o pannello Web vedrai le solite note di chiamata ma con il solo numero del chiamante riconosciuto automaticamente dal sistema finanche il nome se in rubrica (termoidraulici e professionisti del pronto intervento lo apprezzano molto).

SERVIZIO OPZIONALE (gratis)
Se ti serve, puoi richiedere un IVR (risponditore automatico vocale a tasti) con menù anche multipli e selezione dei tasti in modo che alcune scelte determinino l'inoltro della chiamata a tuoi numeri mentre il resto delle scelte comporti la solita risposta della segretaria, che però vede dal sistema il pulsante premuto e quindi sa già la necessità specifica (molto apprezzato dagli e-commerce).

Chi sei?

A che utilizzo pensi?

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• SERVIZI AUTOMATICI (senza le nostre segretarie umane h 9-19, per una reperibilità h24 7su7)

1. 3 PACCHETTI FLAT SOLO INTELLIGENZA ARTIFICIALE

Ne avrai sicuramente già sentito parlare: ora puoi provarla gratuitamente con la nostra DEMO.

Tanti vogliono provarli per la reperibilità h 24, 7 giorni su 7. Zero canone, paghi solo il credito. 149/299/499€ al mese. Come sempre, cambi pacchetto quando vuoi, disdici senza penali nè attesa e rinnovi solo se decidi tu. Per i servizi AI è prevista una breve prova gratuita con un prototipo, poi se vorrai continuare ti sarà richiesto un vincolo minimo trimestrale.

2. TRASCRIZIONE VOCALI

Non è l'intelligenza artificiale, ma se non hai bisogno di fissare appuntamenti né di una segretaria dedicata, puoi attivare il nostro servizio di segreteria audio con riconoscimento vocale automatico e trascrizione vocale. Chi ti chiama lascia un messaggio e ricevi automaticamente la trascrizione del vocale. Il costo è di 9,90€ al mese + 4 centesimi ogni 15 secondi di registrazione effettuata dal cliente.