Segretaria virtuale | Come funziona

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Avrai a disposizione un numero di telefono dedicato e due segretarie professioniste che gestiranno tutte le tue chiamate secondo istruzioni.
In caso tu abbia già una linea attiva, che i tuoi clienti già chiamano, imposterai un semplice trasferimento di chiamata.
Se invece ti serve una nuovo numero da publicizzare ai tuoi clienti, ci indicherai il prefisso.
La segretaria risponderà alle chiamate con il nome della tua ditta e la gestione dipenderà unicamente dalle tue richieste (statisticamente, ci chiedi di prendere il messaggio e inviarti subito notifica).

NOTA BENE Saranno sempre 2 segretarie dedicate a rispondere alle tue chiamate, e sempre le stesse. Limitiamo il loro numero perchè ti conoscano, riconoscano subito il tuo cliente dallo storico che si apre al riconoscimento automatico del numero del chiamante, non cadano dal pero se gli chiedono qualcosa della tua attività, sappiano a memoria il tuo sito e le tue offerte commerciali, ... Oppure preferisci che rispondano indistintamente 100 operatrici come negli altri call center?
NOTA BENE Con il nostro algoritmo proprietario, rispondiamo subito al 98% delle chiamate. Può capitare in momenti di congestione e tante chiamate simultanee (vuoi un esempio? la mattina del 24 Dicembre) che le 2 segretarie non riescano a rispondere subito ad uno dei tuoi chiamanti (non fidarti di chi dice che non succede mai), in questo caso le chiamate vengono in parte distribuite ad altre segretarie del team (hanno l'aiuto dello storico , no?), per la restante parte le solite 2 segretarie richiamano quelle perse - ma tracciate dal nostro sistema - entro 10 minuti dalla ricezione della chiamata persa. Con noi, non ci sono mai chiamate perse!
NOTA BENE Le 2 segretarie sono sempre ben sincronizzate tra loro, grazie anche al nostro post-it virtuale giallo a browser.

In caso la tua attività lo richieda, puoi decidere di farti passare subito la chiamata con il sistema dell'inoltro diretto (senza passare per la segretaria) o accompagnato (cioè la segretaria chiede al chiamante chi è e lo mette in attesa con la musichetta per chiamare subito te, se sei disponibile a parlare vi mette in collegamento immediato, altrimenti ritorna al chiamante e riferisce che non sei disponibile e lo richiamerai), in caso contrario la segretaria prenderà nota e ti invierà istantaneamente una notifica via App/email/sms, con nome e cognome chiamante, motivo chiamata e qualsiasi altra informazione utile.

Se il tuo lavoro prevede appuntamenti con i clienti, possiamo occuparci noi della gestione della tua agenda, in base ai giorni ed agli orari da te indicati. Avrai così la giornata lavorativa già organizzata (medici architetti e ingegneri lo apprezzano molto).

Loggandoti al Pannello Web o all'App, potrai modificare in ogni momento la gestione delle chiamate: dalla sincronizzazione della tua rubrica contatti con scelta dei clienti Vip da inoltrare direttamente senza passare per la segretaria (apprezzato molto dagli amministratori di condominio), alla modifica del modo di rispondere o dei numeri di inoltro. In questa area, troverai anche lo storico di tutte le chiamate ricevute.


SERVIZIO OPZIONALE (a pagamento)
Fuori servizio h. 9-19, puoi impostare una segreteria automatica personalizzata. Puoi anche decidere, se ti preme, di continuare a ricevere notifiche di chiamata in tempo reale (con messaggio audio del chiamante o meno) : da App o pannello Web vedrai le solite note di chiamata ma con il solo numero del chiamante riconosciuto automaticamente dal sistema (termoidraulici e professionisti del pronto intervento lo apprezzano molto).

SERVIZIO OPZIONALE (gratuito)
Se ti serve, possiamo effettuare eventuali chiamate in uscita con il tuo numero, in modo che il chiamato - se l'ha registrato in rubrica - veda subito il tuo nome.

SERVIZIO OPZIONALE (gratuito)
Se ti serve, puoi richiedere un IVR (risponditore automatico vocale a tasti) con menù anche multipli e selezione dei tasti in modo che alcune scelte determinino l'inoltro della chiamata a tuoi numeri mentre il resto delle scelte comporti la solita risposta della segretaria, che però vede dal sistema il pulsante premuto e quindi sa già la necessità specifica (molto apprezzato da e-commerce).


I 15 giorni di prova 100% gratis sono pensati per capire "sul campo" l'efficacia e la professionalità del nostro servizio di segretaria a distanza.


Chi sei?

Sei architetto, idraulico, piastrellista, artigiano, ingegnere, consulente, agente immobiliare, amministratore di condominio, formatore, ecc.? Rendi più sostenibile il tuo lavoro.

La segretaria virtuale:

  • risponde al telefono mentre non sei raggiungibile;
  • prende i messaggi;
  • gestisce la tua agenda appuntamenti (iCal, Google Calendar);
  • effettua prenotazioni per tuo conto: treno, aereo, taxi, hotel, noleggio auto, ecc.;
  • redige presentazioni documenti e traduzioni;
  • si occupa dell'organizzazione di eventi.

La segretaria virtuale:

  • risponde al telefono mentre sei in tribunale/riunione o non puoi rispondere;
  • prende i messaggi;
  • gestisce in autonomia la tua agenda appuntamenti (iCal, Google Calendar);
  • gestisce più associati dello Studio con un'unico account (possibilità di fatturazione separata per ogni socio);
  • ricorda a te e ai tuoi clienti eventuali scadenze fiscali e personali;
  • redige documenti e li archivia su server consultabile;
  • gestisce per tuo conto i servizi postali online (es. invio raccomandate)
  • sollecita i pagamenti non riscossi.

Se sei medico, cardiologo, chirurgo, endrocrinologo, internista, ginecologa, infermiere, terapeuta, ecc., concentrati sul tuo lavoro al 100%.

La segretaria virtuale:

  • risponde al telefono mentre stai visitando, sei in sala o convegno, o non puoi rispondere;
  • prende i messaggi;
  • gestisce in autonomia la tua agenda appuntamenti (Google Calendar, iCal), anche su diversi studi medici e città;
  • ricorda ai clienti l'appuntamento, gestendo con prontezza ed efficienza eventuali cancellazioni;

Ti vengono assegnate 2 segretarie, sempre le stesse, perchè sapersi districare fra esami tecnici e farmaci richiede preparazione e perchè, così, si instaura un rapporto vero con i pazienti.

In più, c'è la possibilità - quando si chiama in uscita - di fare apparire come chiamante proprio il tuo numero. Spesso, infatti, il paziente ci riferisce qualcosa (farmaco preso e dosi, pressione, ecc.) che arriva in nota al Dott. che poi ci dice cosa dire a nostra volta, ed è molto comodo che - quando si chiama in uscita - il paziente veda subito il tuo nome (perchè è nella sua rubrica).

La segretaria virtuale:

  • gestisce le chiamate, anche informative su prodotti e/o servizi, da parte dei tuoi potenziali clienti;
  • li guida sul sito web alla ricerca delle risposte che cercano;
  • gestisce le mail e/o i ticket;
  • emette le fatture;
  • si coordina con la logistica per la spedizione degli ordini;

La segretaria virtuale:

  • risponde al telefono in italiano e inglese;
  • fornisce informazioni sui prodotti e/o servizi della tua azienda;
  • prende gli ordini (e/o gli appuntamenti);
  • prepara e invia le offerte;
  • redige, invia e sollecita le fatture;
  • parla coi fornitori e invia loro gli ordini;
  • ci capisce di amministrazione e di contabilità;
  • se la cava più che bene con l’informatica, il web e i social network;
  • risponde alle email.

A che utilizzo pensi?

Se non hai una segretaria, un'assistente personale a distanza ti libera dall'incombenza della logistica.

La nostra segretaria virtuale sarà il tuo braccio destro. Coordinati con lei condividendo agenda e rubrica.

Se non hai una segretaria, imposta il trasferimento di chiamata in modo da deviare alla nostra segretaria soltanto quelle telefonate alle quali non riesci a rispondere, magari perché sei già occupato in altra conversazione o non fai tempo a rispondere o ti trovi in una zona dove il telefono non prende.

In questo modo sarai sempre sicuro di non perdere telefonate importanti e sarai sempre reperibile per potenziali clienti.

Il telefono che squilla mentre parli con un cliente, o peggio quando rispondi, è percepito dall'interlocutore come un segnale di scarsa considerazione. Spegni il telefono durante un'appuntamento! La segretaria online gestirà con cura le tue telefonate lasciandoti il tempo per coltivare le tue relazioni lavorative.

Ricorda che puoi usare il nostro servizio anche solo nelle fasi in cui devi concentrarti su un progetto e non vuoi stop. Ottimizza tempo ed energie!

Nei periodi di ferie, malattia o maternità del personale di segreteria, il carico di lavoro si fa più pressante.

Meglio affidarsi alla segretaria a portata di click configurando il trasferimento di chiamata in pochi secondi.

Se hai già una segretaria, utilizza la segretaria a distanza per supportarla al di fuori dei normali orari d’ufficio, in pausa pranzo o durante le ferie o maternità.

In molti studi ed uffici la segretaria è una figura altamente qualificata, che svolge anche mansioni di una certa responsabilità. In questi casi usa la nostro segretaria a distanza per permettere alla tua di concentrarsi sulle mansioni più delicate e lavorare indisturbata, senza dover rispondere continuamente al telefono.

Nelle ore di congestione smaltiamo tutte le tue telefonate come un centralino virtuale: accogliamo i tuoi clienti e - se da te richiesto - li inoltriamo al reparto di competenza o al collaboratore richiesto.

Al termine di ogni chiamata inviamo una notifica esclusivamente alla persona o al reparto interessati.

Non siamo un semplice call center ma un ufficio virtuale che fa tutto.

Molti clienti ci utilizzano per l'apertura di ticket connessi a richieste di assistenza o per la ricezione dei reclami (informatica, ambulatori, amministrazioni, ecc.).
Ma diversamente dai call center tradizionali, le segretarie ed i segretari di segretariaincloud.it sono formati per garantire ai clienti un servizio individualizzato, e conoscono le strategie di comunicazione, ascolto e fidelizzazione del cliente.


Device supportati

Da App Store, puoi installare l'App Segretariaincloud su ogni iPhone o iPad con almeno iOS 8 (ogni aggiornamento su App Store richiede purtroppo 7 giorni; se ti diciamo che abbiamo rilasciato una nuova funzionalità e non puoi aspettare, scarica l'App qui, aprila e installala).

Per Android e Google Play, supportiamo 7557 dei 9650 device disponibili nel mondo (per certuni dispositivi con KitKat V4.4.2, se non ci trovi sullo store, scarica l'App qui, aprila e installala). Nel caso sfortunato in cui il badge rosso dell'app non si aggiorni alla notifica sonora di chiamata in tempo reale, comunicacelo subito perchè potrebbe dipendere dal tuo dispositivo poco standard (controlla se la tua marca è supportata).




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